Guter Rat

Moderne Arbeitsorganisation: Richten Sie sich Ihr Archiv ein

 

Einer der Hauptgründe für Schreibtisch-Chaos: Dokumente, die Sie nicht wegwerfen möchten, für die Sie aber auch keinen festen Ort haben.

Starten Sie deshalb die Initiative: Aufräumen mit System! Die simplify-Lösung dafür: Sie legen sich für das Aufräumen ein persönliches Informations- Archiv an!

 

Büro aufräumen mit den richtigen Archiv-Regeln

Als Regel gilt dabei: Geben Sie lieber ein paar Euro mehr aus, wenn Sie dafür ein gut funktionierendes und ästhetisch ansprechendes System bekommen, mit dem Sie dann auch wirklich gerne arbeiten und das Ihnen das Aufräumen mit System ermöglicht. Um wirklich Freude an Ihrem Archiv zu haben und es funktionsfähig zu erhalten, sollten Sie sich an ein paar Nutzungsregeln halten:

 

Büroorganisation nach dem Minimal-Prinzip

Heben Sie so wenig wie möglich oder nötig auf. Beispiel: Wenn Sie in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel finden, reißen Sie ihn heraus (oder kopieren ihn), und werfen Sie die Zeitschrift selbst dann weg. Wenn dieser Artikel Sie aber nur wegen einer Internet- Adresse interessiert, notieren Sie sich die Adresse und werfen den Artikel weg. So halten Sie Ihren Schreibtisch clever leer.

 

Automatische Chronologie: Schreibtisch wirklich aufräumen

Legen Sie Ihre Schriftstücke immer auf dieselbe Weise in den Mappen ab: Kopf nach links und neue Dokumente oben auf. So haben Sie Ihre Mappen automatisch chronologisch geordnet - das Aktuellste ist vorne und Sie wissen, was weg kann, wenn Sie das Archiv mal richtig aufräumen.

 

Büroorganisation: Allzeit bereit

Halten Sie reichlich Hängemappen und Schrankraum auf Vorrat, und verwahren Sie jeweils in der vordersten Mappe leere Schildchen und den Stift, den Sie zum Beschriften der Reiter benutzen. Wichtiger Tipp für die Büroorganisation: Wenn Sie etwas Wichtiges in der Hand haben, für das es noch keine Hängemappe gibt, legen Sie dann ohne großen Aufwand sofort eine neue Mappe an.

 

Das Ende des Schreibtisch-Chaos: Gut datiert ist halb entsorgt

Versehen Sie alle Dokumente auffällig mit einem Datum, und zwar immer an derselben Stelle - am besten ist die Ecke oben rechts, weil Sie die in der Ablage gut sehen können. Der Datumsvermerk hilft Ihnen beim regelmäßigen Aussortieren und damit beim Büro aufräumen, weil das Archiv schlank bleibt. Und nur dann hilft es Ihnen wirklich!

 

Büro aufräumen? Im Zweifel für den Papierkorb

Wenn Sie sich schon beim Ablegen nicht ganz sicher sind, ob ein Dokument wirklich archivwürdig ist: Werfen Sie es lieber gleich weg. Schätzungsweise 95 % aller abgelegten Dokumente werden nie wieder benötigt! Und das meiste von dem, was Sie doch noch brauchen, können Sie sich relativ unproblematisch wieder beschaffen. Moderne Arbeitsorganisation heißt auch: Weg mit allem, was Sie nicht sofort brauchen.

 

Schreibtisch clever von Papier befreien: Gezielt ausdrucken

Wenn Sie Internet-Informationen für Ihr Archiv ausdrucken wollen: Drucken Sie nur die Textpassagen aus, die Sie wirklich aufheben wollen. Das spart Zeit, verschlankt Ihr Zeitmanagement und es spart natürlich Papier. Dafür markieren Sie den benötigten Textausschnitt mit dem Cursor und wählen im Dialog-Kasten Drucken die Option Markierung.