Guter Rat

Zeit und Zeitmanagement optimieren - selbstbestimmt arbeiten

 

Der Zeitdruck nimmt zu, und die Selbstbestimmtheit im Arbeitsalltag nimmt ab. Was tun? Länger arbeiten? - Durch gezieltes Zeitmanagement und strategisches Setzen von Zielen können Sie einiges an Selbstbestimmtheit bei der Arbeit für sich herausholen.

Die meisten Menschen müssen trotz guter Büroorganisation und einer cleveren Arbeitsorganisation heute im Arbeitsalltag mehr schaffen als früher. Die hohen Anforderungen und die geringe Autonomie bei der Arbeit können auf Dauer zu emotionalem Ausgebranntsein führen, besonders bei mangelndem Zeitmanagement. Hier 3 simplify-Tipps, wie Sie Zeitmanagement-Instrumente gezielt einsetzen können, um sich möglichst viel Selbstbestimmtheit in der Arbeitsorganisation zu erhalten.

 

1. Zeitmanagement optimieren: Schalten Sie Störungen aus

Von wegen Zeitmanagement und moderne Arbeitsorganisation: Dieses Szenario kennen Sie sicher auch: Sie möchten sich auf eine Arbeit konzentrieren, aber: Die Sonne knallt auf Ihren Schreibtisch und wird gleich das Papier "schmelzen" lassen; vor Ihrer Tür läuft seit 10 Minuten eine lautstarke Auseinandersetzung; seit Sie sich vor einer halben Stunde an die Arbeit gemacht haben, sind 3-mal Kollegen bei Ihnen hereingeplatzt ("Haben Sie die Kopien für XY?" - "Gehst du nachher mit zur Salat-Else?" - "Schauen Sie mal, ist diese Liste vollständig?"), 2 Telefonate mussten Sie annehmen. - Wie sollen Sie da "selbstbestimmt" arbeiten? Wie sollen Sie überhaupt etwas schaffen?

Schirmen Sie sich für Ihre Arbeitsorganisation - so gut und so oft es geht - gegen Ablenkungen ab: Nehmen Sie zuerst einmal wahr, was bzw. wer Sie in Ihrem Zeitmanagement stört. Versuchen Sie nicht, die vielfältigen Störer gedanklich zu verdrängen. Das strengt an und klappt auf die Dauer meistens nicht.

Überlegen Sie, wie Sie die Störung abstellen können. Geben Sie nicht gleich bei der 1. Hürde auf; weniger Störungen wirken positiv auf Ihr Gemüt und Ihre Arbeitseffizienz: Wenn keine Jalousien am Bürofenster genehmigt werden oder dies bis zum Winter dauern wird, dann bringen Sie eben morgen einen eigenen Sonnenschutz mit. Bitten Sie die Flurstreiter, die Diskussion woandershin zu verlegen. Hängen Sie, wenn Sie ungestört arbeiten wollen, einen Zettel an Ihre Tür: "Bitte bis 12.15 Uhr nur im Notfall stören." Stellen Sie wenigstens für einige Stunden in der Woche oder 1 Stunde täglich Ihr Telefon auf Anrufbeantworter, auf Ihre Assistentin oder, im Wechsel, auf einen Kollegen um.

Nehmen Sie sich Ihre störungsfreien Zeiten für eine optimale Arbeitsorganisation und ein funktionierendes Zeitmanagement am besten regelmäßig, zu immer gleichen Zeiten. Daran gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell. Und Sie steigern die positive Auswirkung auf sich selbst: Sie wissen sicher, dass und wann Sie wieder selbstbestimmt arbeiten können - und sei es nur für kurze Zeit.

 

2. Ziele setzen: Planen Sie nicht "auf den letzten Drücker"

Manche Menschen schieben und schieben die Erledigung von Aufgaben bis kurz vor die Deadline vor sich her. Das ist Aufschieberitis statt modernem Zeitmanagement und einer funktionierenden Arbeitsorganisation. Sie sagen dann häufig, dass sie unter Druck am besten arbeiten. Das mag für einige Menschen stimmen, aber oft ist es nur eine faule Ausrede für die Fehlplanung oder den mangelnden Biss, rechtzeitig eine leidige Aufgabe anzugehen.

Bedenken Sie die langfristigen Folgen häufiger "Last-Minute-Planung": Auch selbst erzeugten Termindruck nehmen Sie als Fremdbestimmung wahr: Jetzt müssen Sie das tun, Sie können nicht selbst bestimmen. Tun Sie sich das nicht an! Der unvermeidbare und steigende Druck von außen reicht doch.

 

3. Moderne Arbeitsorganisation: Planen Sie Aufgaben statt Termine

Überprüfen Sie sich in der Büroorganisation und in der Arbeitsorganisation immer wieder, warum und mit welchem Ziel Sie eine Arbeit tun - oder eben nicht tun: Gehen Sie nicht mehr zu Besprechungen, die Ihnen nichts bringen und die Sie nicht erfolgreich machen können. Tragen Sie nicht Termine in Ihren Kalender ein, sondern stellen Sie auf ein cleveres Zeitmanagement mit Arbeitsorganisation um: Notieren Sie präzise die jeweilige Aufgabe, die Sie in dem bestimmten Zeitraum allein oder mit anderen erledigen wollen.

Beherzigen Sie die 3 Tipps als Checkliste für Ihr Selbstmanagement, um sich möglichst viel Ihrer Selbstbestimmtheit bei der Arbeit zu erhalten!