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AREF-Tipps

Zeit und Zeitmanagement

 

Erfolgreiche Wochenplanung mit dem Kieselprinzip

 

Ein paar ganz kleine Kiesel, etwas Sand und dann noch etwas Wasser, um die Zwischenräume auszufüllen. Was das mit Zeit und Zeitmanagement zu tun hat? Sehr viel. Auf Ihre Arbeitsorganisation und Planung übertragen, bedeutet das:

1. Die wirklich wichtigen Aufgaben sind wie große, schwere Steine, die in keine Lücken passen. In Ihrer Checkliste Zeitmanagement benötigen sie oberste Priorität. Wenn die in dem Eimer (und damit in Ihrer Arbeitsorganisation) Platz finden sollen, müssen Sie sie zuerst hineinlegen.

2. Die dringenden Aufgaben dagegen sind die kleinen Kiesel, oder auch der Sand und das Wasser, je nachdem, welche Ziele Sie sich setzen und wie Ihr Zeitmanagement beschaffen ist. Sie füllen unbarmherzig den Eimer, sobald man ihnen die Möglichkeit dazu lässt: den großen Leerraum ebenso wie alle Lücken.

 

Checkliste Zeitmanagement: Die Wochenplanung

Und damit kommt das Prinzip der Wochenplanung in Ihrem Zeitmanagement ins Spiel. Die viel praktizierte Tagesplanung führt meistens dazu, den dringenden Aufgaben Priorität zu geben - und eben leider nicht den wichtigen. Wochenplanung in der Büroorganisation hingegen unterstützt Ihre Orientierung an der Wichtigkeit der Aufgaben, entschleunigt Ihren Arbeitsalltag und ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele konsequent zu verfolgen. Kurz gesagt: Eine wirklich konsequente Verteilung der großen Steine erreichen Sie nur mit einem Zeitmanagement, das auf eine Wochenplanung ausgerichtet ist.

 

Moderne Arbeitsorganisation: Die Schwachstellen der reinen Tagesplanung

Die Tagesplanung erscheint auf den ersten Blick durchaus sinnvoll: Der Tag ist im Zeitmanagement die kleinste abgeschlossene Planungseinheit, und in dieser Einheit lassen sich Termine und Aufgaben übersichtlich verteilen. Und natürlich sollen Sie sich weiterhin morgens (oder am Vorabend) einen Überblick darüber verschaffen, was Sie tagsüber erledigen wollen. Nur so können Sie kurzfristige Ziele setzen und erreichen!

Wichtig ist jedoch, dass im Zeitmanagement die Tagesplanung der Wochenplanung untergeordnet wird und dass Sie in Sieben-Tages- Einheiten zu denken beginnen. Denn die Tagesperspektive hat im Zeitmanagement und in der Büroorganisation zwei gravierende Schwachpunkte:

- Sie richten damit Ihren Blick nur auf das, was unmittelbar vor Ihnen liegt - auf das, was nahe und dringend ist. Sie werden zum Sklaven der Dringlichkeit. Das macht Ihnen das Verfolgen von langfristigen Zielen sehr schwer. - Die Tagesplanung verstärkt die (ohnehin generell gegebene) Tendenz zu Hektik im Büroalltag. Das ist auf Dauer weder gesund noch effektiv.

 

Ziele setzen und erreichen: Die 3 wichtigsten Vorteile der Wochenplanung

1. Zeitmanagement und Ziele setzen: So klappt es!

Prioritäten im Zeitmanagement ergeben sich aus dem Hintergrund oder dem "Gesamtbild", in dem etwas geschieht. Stellen Sie sich vor, Sie bekämen jetzt einen Anruf: Ein Ihnen sehr nahe stehender Mensch hat einen schweren Unfall gehabt. Wahrscheinlich würden Sie alles stehen und liegen lassen und zu ihm ins Krankenhaus eilen. Das EDV-Problem, der Kunden-Rückruf, die Überarbeitung des Berichts - all das, was eben noch Ihr Denken ausgefüllt hat, wäre im Moment erst einmal unwichtig. Und warum? Weil sich der Hintergrund für Ihre Prioritäten verändert hat. Die Wochenorganisation bringt den Inhalt - alle Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrem Leben - in den Kontext dessen, was in Ihrem Leben von Bedeutung ist. So können Sie Entscheidungen ohne große Mühe zielgerichtet treffen, und zwar kleinere Schnellbeschlüsse ebenso wie schwerwiegende Entscheidungen.

 

2. Effektives Zeitmanagement: Sie entscheiden über Termine - und nicht die Termine über Sie

Machen Sie Zeitplanung und Zeitmanagement wieder zu einem echten Werkzeug, das Ihnen dient - und nicht umgekehrt. Sagen Sie nicht mehr zu Beginn des Tages: "Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen." Sondern sagen Sie zu Wochenbeginn: "Ich werde jetzt für diese wichtige Aufgabe einen guten Tag finden und reservieren." Der Unterschied besteht darin, dass Sie nicht mehr auf das reagieren, was der Terminkalender vorschreibt, sondern frei agieren. Nutzen Sie das Zeitmanagement für eine moderne Arbeitsorganisation und passen Sie die Arbeitsorganisation dem Zeitmanagement an.

 

3. Moderne Arbeitsorganisation: Sie verschaffen sich Ruhe für wichtige Aufgaben

Wirkliche Sicherheit und Zufriedenheit empfinden Sie immer nur dann, wenn Sie einige wichtige Aufgaben gut erledigt haben - nicht wenn Sie eine Vielzahl kleiner, dringender unwichtiger Aufgaben hinter sich gebracht haben. Für wichtige Aufgaben brauchen Sie in Ihrer Arbeitsorganisation jedoch Ruhe und Zeit - und die können Sie sich mithilfe der Wochenperspektive reservieren.

 

Checkliste Selbstmanagement: So setzen Sie das Kieselprinzip ein

Schreibtisch clever nutzen und Hilfsmittel anpassen: Nutzen Sie bei Ihrer Zeitplansoftware/Ihrem elektronischen Organizer die Wochenübersicht. Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, hilft Ihnen ein Kalendarium, das "eine Woche auf zwei Seiten" zeigt. Zeit und Zeitmanagement - den richtigen Termin finden: Planen Sie immer bereits am Freitagabend die kommende Woche - und zwar inklusive privater Termine, auch fürs Wochenende. So haben Sie mehr Zeit für sich und ein optimales Zeitmanagement für das Büro.

Motto: Tu's gleich! Notieren Sie in Ihrer To-do-Liste bevorzugt nur die wichtigen Aufgaben wie z. B: Personalentwicklung oder Arbeitsorganisation. Nebenrangige Aufgaben arbeiten Sie soweit wie möglich nach dem Direkt- Prinzip ab (= sofort erledigen, wenn die Bearbeitung nicht mehr als drei Minuten in Anspruch nimmt). So vergessen Sie nichts, schieben nichts auf, müssen wenig notieren und haben den Kopf frei.

Büroorganisation mit Pfiff: Notieren Sie bei Terminen und Aufgaben ein Zeitfenster (von ... bis ...) und nicht nur ein Stichwort oder eine Anfangszeit. So sehen Sie viel besser, wie viel Ihrer Zeit bereits verplant ist. So optimieren Sie mit wenig Aufwand Ihr Zeitmanagement.

Dauertermine ins Zeitmanagement einbinden: Geben Sie Zeitfenster für private Aktivitäten oder strategische Aufgaben (z. B: Personalentwicklung, Arbeitsorganisation) als Dauertermine ein (Zeitplansoftware/ Organizer). So ist dieser Zeitraum in Ihrer Wochenplanung automatisch reserviert. Zeitplanbuch: Tragen Sie solche Zeitfenster vierteljährlich für das kommende Quartal ein und straffen Sie so Ihr Zeitmanagement.

Platz reservieren, Zeitmanagement optimieren: Lassen Sie beim Zeitmanagement und Ihrer Arbeitsorganisation ausreichend Lücken für all die Kiesel, die täglich hinzukommen. Faustregel für eine erfolgreiche und moderne Arbeitsorganisation: Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer (regulären) Arbeitszeit.